Почему бизнес отдает управление лицензиями на аутсорс
Практика проведения SAM-проектов активно трансформируется и продолжает завоевывать все большее признание в российских компаниях. Вопрос их необходимости уже не стоит вовсе, зато многие ИТ-директора пытаются разобраться, управлять ли лицензиями на ПО самостоятельно или отдать это специализированным компаниям с наработанной годами практикой.
Бизнес в условиях трансформации напрямую зависит от надежности и защищенности цифровых технологий. Многие компании по всему миру несут многомиллионные убытки из-за сбоев в ИТ-инфраструктуре, повлекших за собой простой. Другая грань, не позволяющая перейти на новый уровень развития – моральное устаревание технологий. Следствием и того, и другого становится поражение в конкурентной борьбе и потеря доли рынка с понятными финансовыми последствиями.
Сейчас SAM-практика развивается очень быстро и становится гораздо более зрелой, чем несколько лет назад. Основной фокус применения методологии сместился на поддержку компаний при выстраивании грамотных ИТ-процессов и помощь при проектировании дальнейшего развития ИТ-инфраструктуры. Следствием чего является сокращение финансовых издержек на содержание ИТ и перенаправление этих средств на другие бизнес-задачи.
SAM помогает сокращать издержки на ИТ за счет снижения затрат на приобретение нового ПО, формирования точного, взвешенного и оптимального бюджета. Кроме того, эта практика помогает оценивать эффективность вложений в дорогостоящее ПО.
Многие компании уже имеют в своем арсенале инструменты, помогающие им решать вопросы прозрачности и управления портфелем программных продуктов. Некоторые организации отдают предпочтение локальным системам, которые работают во внутреннем инфраструктурном контуре без передачи данных сторонним специалистам. Другие – напротив – отдают задачи по инвентаризации и учету ПО на откуп внешним экспертам.
Локальная система управления лицензиями
Система управления лицензиями – это программный продукт, который размещается локально в инфраструктуре клиента. Как правило, все подобные решения имеют часть, отвечающую за инвентаризацию. Это могут быть агенты или скрипты, позволяющие производить сбор инвентарных данных с любых устройств. А также центральное ядро, в которое входят модуль распознавания ПО (каталог распознавания), лицензионный движок, сопоставляющий данные об инсталляциях ПО со сведениями об имеющихся лицензиях, и центральная консоль, в которой происходит визуализация всех данных в виде различных отчетов или дэшбордов.
Преимущества
Основным достоинством подобных систем является то, что они работают в закрытом контуре. Все процессы сбора, распознавания и обработки данных происходят в центральном ядре системы, расположенном в инфраструктуре клиента. Закрытость таких систем является очень важным аспектом для некоторых компаний ввиду их внутренних политик информационной безопасности или ограничений со стороны регуляторов.
Другое важное преимущество заключается в том, что бизнес имеет возможность самостоятельно заносить в систему практически любые данные. В том числе – пополнять сведения о закупленных лицензиях на ПО, подгружать сканы документов, подтверждающих покупку, менять лицензионные метрики различных продуктов, делать связи между закупленными лицензиями и центрами затрат, назначать и переназначать лицензии на конкретные устройства и пользователей.
Помимо этого пользователей привлекает то, что отчет по лицензионному соответствию можно получить в автоматическом режиме в любой момент времени.
Недостатки
Одним из значимых факторов локальных SAM-систем является их высокая стоимость. Компании с парком в 1-2 тыс. устройств придется выложить от 25 до 56 тыс. евро. Как правило, такие решения требуют отдельной ежегодной платы за техподдержку, а она может составлять 20-25% от стоимости самой системы.
Еще одна статья расходов, которая не сразу очевидна, но может иметь значительный вес в бюджете всего ИТ-отдела – расходы на зарплату специалиста, который будет работать с системой. Он должен наполнять ее данными, следить за тем, чтобы они всегда были актуальными, а также выверять корректность сведений, получаемых по итогам работы решения. Кроме внесения всех данных о закупленном ПО и оборудовании, потребуется самостоятельно указывать или выбирать продукты из имеющегося каталога лицензионных метрик всех программных продуктов (лицензирование по ядрам/устройствам/процессорам/параметрам в виртуальной среде, а также при наличии кластеров). В сферу ответственности такого специалиста входит еще и установление связей между лицензиями и экземплярами установленного ПО. Можно легко представить, сколько времени потребуется как на запуск системы, так и на поддержание ее в рабочем состоянии. Подобные решения не могут функционировать без постоянного контроля со стороны администратора, в противном случае все внесенные данные быстро потеряют свою актуальность. Стоимость специалистов подобного профиля колеблется в пределах 420-600 тыс. рублей в год.
Помимо внушительной стоимости локальных SAM-систем есть еще один аспект, который руководители ИТ-подразделений часто упускают из виду – ответственность. Представьте себе ситуацию бюджетирования в компании. Без наличия в организации SAM-системы можно провести инвентаризацию, сопоставить эти данные со сведениями о приобретенных лицензиях, получить разницу и подготовить спецификацию к покупке. Если SAM-система все-таки есть, то компания обратится к ней: выгрузит необходимый отчет и за несколько минут выдаст готовую спецификацию для бюджетирования. Но кто будет ответственным за то, что система предоставила не совсем корректные данные, которые могли основываться на ошибочных лицензионных метриках или устаревших данных, что обернется для компании тратой нескольких лишних миллионов рублей? Очевидно, что вся ответственность ляжет на руководителя ИТ-службы, в ведении которого находился тот специалист и та система, которые выдали неточные данные.
SAM-сервисы на аутсорсе
SAM-сервис – это непрерывный процесс поддержки бизнеса сторонней компанией, компетентной в области SAM, имеющей штат соответствующих сертифицированных специалистов. Поддержка направлена, прежде всего, на организацию в компании зрелых процессов по управлению портфелем ПО с момента покупки до момента вывода из эксплуатации. Основной целью организации таких процессов является максимально возможное сокращение расходов на программные продукты и оптимальное расходование ИТ-бюджета.
Как правило, SAM-сервис – это комплексное решение, включающее в себя и внедрение программных комплексов по учету и управлению ПО и оборудованием, и дополнительные консалтинговые услуги. Это может быть помощь в достижении лицензионного соответствия, анализ и предоставление рекомендаций по оптимизации использования имеющихся лицензий, анализ затрат на каждую из статей ИТ-бюджета и предоставление рекомендаций по их сокращению или оптимизации, всесторонний анализ эффективности от внедрения новых решений или технологий, выстраивание различных внутренних процессов и так далее.
Основной особенностью такого подхода к SAM является то, что для решения внутренних задач и проблем компании она привлекает специалистов со стороны, полагаясь на их опыт и компетенции.
Преимущества
Такой подход считается более прогрессивным, приносящим лучший результат. Мало в какой компании в штате есть специалисты, обладающие достаточными компетенциями по лицензированию всех производителей ПО. Компаний, предлагающих SAM-сервис, на российском рынке значительно меньше, чем компаний, предлагающих локальные программные комплексы по учету и управлению ПО. Но их услуги при этом обходятся значительно дешевле. Это не удивительно, учитывая стоимость интеллектуальных разработок, включенных в работу локальной системы по управлению программными активами.
Существенное преимущество такого подхода – более привлекательная цена. Конечно, итоговая стоимость зависит от конкретного набора услуг, входящих в сервис, и от тех задач, которые бизнес ставит перед исполнителями. Но в целом их стоимость будет в 3-4 раза ниже стоимости локальной SAM-системы.
Что касается расходов на дополнительную техническую поддержку, то, конечно, в этой модели потребления ее нет. Но если компания внедряет комплексный проект, а оказываемый сервис включает в себя еще и использование программного комплекса, то, скорее всего, предприятию придется оплатить отдельно и стоимость этого комплекса, и его техобслуживание с последующим ежегодным обслуживанием. Стоит, впрочем, отметить, что цена на подобные программные комплексы все равно значительно ниже, чем на локальные системы по управлению ПО, даже в совокупной стоимости с услугами SAM-сервиса.
При этом в сценарии сервиса вся ответственность за результат ложится уже не на компанию, а на партнера-исполнителя. Как правило, речь идет о финансовой ответственность сторонней организации в случае оказания услуг ненадлежащего качества или при предоставлении некорректных или ошибочных данных.
Существенным и неоспоримым плюсом SAM-сервис является то, что при таком подходе бизнес может решить гораздо больший спектр задач, чем просто учет и управление ПО.
Что немаловажно, сроки реализации проектов в этом сценарии меньше, так как сокращается длительный период ввода в эксплуатацию, наполнения данными и отладки.
Недостатки
Но есть и некоторые риски. При выборе подхода SAM-сервиса важен партнер. На роль компании-исполнителя необходимо подобрать организацию с хорошей репутацией и экспертизой, для которой SAM – ключевой или один из ключевых бизнесов. Такие компании дорожат своим именем и репутацией на рынке, а потому сделают все для того, чтобы бизнес остался доволен полученными услугами и реализованными проектами.
Также важно, чтобы компания могла подтвердить предыдущий успешный опыт в реализации подобных проектов в схожих по профилю организациях.
